📘 آئی سی ٹی ڈاکیومنٹیشن اور ٹریننگ پروگرام — مکمل فریم ورک
🎯 مقصد:
کمپنی میں علم و معلومات کو محفوظ رکھنا 📚، نئے ملازمین کی آن بورڈنگ کو تیز کرنا ⚡، اور پوری کمپنی میں آئی سی ٹی 💻📡 کی کارکردگی کو بہتر بنانا۔
📌 دائرہ کار:
تمام انفارمیشن اور کمیونیکیشن ٹیکنالوجی سسٹمز — 🖥️ ہارڈویئر، 💾 سافٹ ویئر، ☁️ کلاؤڈ، اور 📞 کمیونیکیشن ٹولز کا احاطہ۔
1️⃣ پروگرام کے فوائد 🌟
- ⏳ آئی سی ٹی آن بورڈنگ کو 3 سال سے کم کر کے 3–6 ماہ کرنا
- 📚 علم اور معلومات کمپنی میں محفوظ رکھنا، چاہے اسٹاف چھوڑ دے
- 🛡️ سیکیورٹی، کمپلائنس اور کمیونیکیشن پریکٹسز کو مضبوط بنانا
- 🆘 سیلف سروس گائیڈز 📖 کے ذریعے سپورٹ ٹکٹس میں کمی
- 📈 پروڈکٹیویٹی میں اضافہ اور ورک فلو کو معیاری بنانا
2️⃣ پروگرام کا ڈھانچہ 🗂️
اہم اجزاء:
- 🗄️ آئی سی ٹی اثاثہ جات اور سسٹم ڈاکیومنٹیشن
- 🎯 کردار پر مبنی ٹریننگ نصاب
- 🎓 ٹریننگ ڈیلیوری سسٹم
- 🔄 مسلسل اپ ڈیٹ اور ریویو کا عمل
3️⃣ آئی سی ٹی ڈاکیومنٹیشن کے معیارات 📋
3.1 ڈاکیومنٹیشن کی اقسام
- 🖥️ ہارڈویئر انوینٹری
سرورز، لیپ ٹاپس، ڈیسک ٹاپس، نیٹ ورک ڈیوائسز، ٹیلی فونی، موبائل ڈیوائسز - 💾 سافٹ ویئر انوینٹری
ای آر پی، سی آر ایم، آفس سویٹ، پراجیکٹ مینجمنٹ ٹولز، وائپ سسٹمز - ☁️ کلاؤڈ سروسز
مائیکروسافٹ 365، گوگل ورک اسپیس، اے ڈبلیو ایس، ایژور، وائپ/پی بی ایکس ہوسٹنگ - 📡 کمیونیکیشن چینلز
ای میل، چیٹ، ویڈیو کانفرنسنگ، ایس ایم ایس گیٹ ویز، انٹراکوم سسٹمز - 🌐 نیٹ ورک اور کمیونیکیشن میپس
لین/وین ڈایاگرامز، کال فلو میپس، کمیونیکیشن اسکیلشن ٹریز
3.2 ہر سسٹم/ٹول کے لیے لازمی ڈاکیومنٹیشن عناصر
- 🏷️ نام اور ورژن
- 📝 مقصد / استعمال کا خلاصہ
- 👤 مالک/ایڈمنسٹریٹر رابطہ
- ⚙️ کنفیگریشن سیٹنگز (اسکرین شاٹس + مراحل)
- 🔐 ایکسس پرمیشنز (کون استعمال کرتا ہے)
- 🔗 انٹیگریشن پوائنٹس (کن سسٹمز سے جڑا ہے)
- 🛠️ عام مسائل اور حل
- 💾 بیک اپ اور ریکوری پروسیجرز
- 📞 وینڈر/سپورٹ رابطہ معلومات
- 📜 چینج لاگ (اپ ڈیٹس، پیچز، کنفیگریشن تبدیلیاں)
4️⃣ کردار پر مبنی ٹریننگ نصاب 🎯
تمام ٹریننگ ماڈیولز متعلقہ ڈاکیومنٹیشن سے لنک ہوں گے۔
4.1 آئی سی ٹی ڈیپارٹمنٹ اسٹاف 💻📡
- ماڈیول 1: آئی سی ٹی سسٹمز اوورویو
- ماڈیول 2: نیٹ ورک اور سرور ایڈمنسٹریشن
- ماڈیول 3: وائپ/پی بی ایکس کنفیگریشن اور ٹربل شوٹنگ
- ماڈیول 4: سیکیورٹی پالیسیز اور انسیڈنٹ ریسپانس
- ماڈیول 5: بیک اپ اور ڈیزاسٹر ریکوری
- ماڈیول 6: وینڈر اور کنٹریکٹ مینجمنٹ
- ماڈیول 7: یوزر سپورٹ اور ٹکٹنگ سسٹم
4.2 جنرل اسٹاف 👩💼
- ماڈیول 1: کمپنی ای میل، چیٹ اور ویڈیو کانفرنسنگ کا استعمال
- ماڈیول 2: ڈاکیومنٹ مینجمنٹ اور فائل شیئرنگ
- ماڈیول 3: سائبر سیکیورٹی آگاہی اور فشنگ سے بچاؤ
- ماڈیول 4: آئی سی ٹی سپورٹ کی درخواست کا طریقہ (ٹکٹ پروسیس)
- ماڈیول 5: کمیونیکیشن ایٹیکیٹ (انٹرنل اور ایکسٹرنل)
4.3 مینیجرز 📊
- ماڈیول 1: آئی سی ٹی کے کے پی آئیز اور میٹرکس کی سمجھ
- ماڈیول 2: آئی سی ٹی ٹول درخواستوں اور اپ گریڈز کی منظوری
- ماڈیول 3: آئی سی ٹی بجٹنگ اور ریسورس پلاننگ
- ماڈیول 4: آئی سی ٹی رسک اور کمپلائنس اوور سائٹ
- ماڈیول 5: کرائسس کمیونیکیشن پروسیجرز
5️⃣ ٹریننگ ڈیلیوری اور ٹولز 🎓
- ایل ایم ایس پلیٹ فارم: Moodle، TalentLMS یا Microsoft Learn
- نالِج بیس: Confluence، DokuWiki یا SharePoint
فارمیٹس:
- 🎥 ویڈیو ٹیوٹوریلز (اسکرین ریکارڈنگز)
- 📜 تحریری گائیڈز (اسکرین شاٹس کے ساتھ)
- 🖥️ لائیو ویبینارز برائے سوال و جواب
- 🧩 انٹرایکٹو کوئزز اور سرٹیفکیشن ٹیسٹس
6️⃣ مسلسل اپ ڈیٹ اور ریویو کا عمل 🔄
ذمہ دار: آئی سی ٹی ڈاکیومنٹیشن مینیجر (یا سینئر اسٹاف ممبر)
- 📅 ماہانہ: سپورٹ ٹکٹس کا جائزہ → ایف اے کیو اور ٹربل شوٹنگ ڈاکس اپ ڈیٹ
- 📅 سہ ماہی: سسٹم تبدیلیوں کے مطابق ٹریننگ ماڈیولز اپ ڈیٹ
- 📅 سالانہ: مکمل آئی سی ٹی ڈاکیومنٹیشن اور نصاب کا آڈٹ
- 🚨 بڑے اپ ڈیٹس کے بعد: تمام متعلقہ ڈاکیومنٹیشن اور ٹریننگ کی فوری اپ ڈیٹ
7️⃣ عملدرآمد کا ٹائم لائن (مثال) ⏳
| ہفتہ | کام |
|---|---|
| 1–2 | آئی سی ٹی ڈاکیومنٹیشن اونر مقرر کرنا اور معیارات طے کرنا |
| 3–6 | مکمل آئی سی ٹی انوینٹری اور پراسیس میپنگ |
| 7–10 | تمام سسٹمز کی پہلی ڈرافٹ ڈاکیومنٹیشن تیار کرنا |
| 11–14 | کردار پر مبنی ٹریننگ ماڈیولز تیار کرنا |
| 15–16 | ایل ایم ایس اور نالِج بیس پر اپ لوڈ کرنا |
| 17–18 | ایک ڈیپارٹمنٹ میں پائلٹ ٹریننگ |
| 19+ | پوری کمپنی میں رول آؤٹ اور ریویو شیڈول سیٹ کرنا |
8️⃣ ٹیمپلیٹس اور ٹولز 🛠️
ڈاکیومنٹیشن ٹیمپلیٹس (Word/Google Docs):
- آئی سی ٹی اثاثہ جات کا ریکارڈ شیٹ
- سسٹم کنفیگریشن گائیڈ
- یوزر کوئیک ریفرنس گائیڈ
- ٹربل شوٹنگ چیک لسٹ
- بیک اپ اور ریکوری پلان ٹیمپلیٹ
ٹریننگ ٹیمپلیٹس (PPT):
- کردار پر مبنی ٹریننگ سلائیڈز
- آن بورڈنگ کوئیک اسٹارٹ گائیڈ
- سائبر سیکیورٹی آگاہی پیک
9️⃣ کمیونیکیشن اور انگیجمنٹ پلان 📢
- 💌 مینجمنٹ کی طرف سے پروگرام کا مقصد بیان کرنے والا کک آف ای میل
- 📰 ماہانہ آئی سی ٹی نیوزلیٹر (ٹپس اور سسٹم اپ ڈیٹس کے ساتھ)
- 🕒 “آئی سی ٹی ہیلپ آور” — ہفتہ وار اوپن سیشن برائے سوالات
- 🏆 ریکگنیشن پروگرام — آئی سی ٹی سرٹیفکیشن پاس کرنے والے اسٹاف کے لیے انعامات
🔟 آخری نوٹ 💡
جب یہ پروگرام فعال ہو جائے گا، تو آپ کے آئی سی ٹی ڈیپارٹمنٹ کو چیزیں “سمجھنے” میں سالوں نہیں لگیں گے۔ ہر پراسیس، ٹول، اور کمیونیکیشن سسٹم ڈاکیومنٹ، ٹرینڈ، اور اپ ڈیٹ ایبل ہوگا، جس سے اسٹاف کے آنے جانے کے باوجود آپریشنز مستحکم رہیں گے۔